Zo organiseer je jouw event
Stap 1: breng je doel en doelgroep in kaart
Een evenement klinkt vaak meteen als een fantastisch plan. Maar het is goed om je eerst af te vragen of het wel bij je doel past. Welke informatie wil je delen en wie is je doelgroep? En wie mag je evenement beslist niet missen? Sommige informatie en gebeurtenissen lenen zich goed voor een evenement. Zoals een introductie van een nieuw product, de onthulling van een exclusieve samenwerking of jubileum.
Stap 2: maak een programma waar niemand omheen kan
Om je doelgroep op voorhand enthousiast te maken en hun aandacht op de grote dag vast te houden, maak je een efficiënt en prikkelend programma. Iedereen is druk en agenda’s lopen snel vol, dus je wilt het zo kort en krachtig mogelijk houden. En wie nodig je uit om het verhaal te vertellen? Een expert in het vakgebied? Of liever iemand van je eigen organisatie, zoals de woordvoerder of directeur. Bedenk ook hoe je de doelgroep scherp houdt en actief betrekt tijdens het evenement: bijvoorbeeld met een interactieve quiz, challenge of vragenrondje.
Stap 3: kies de locatie zorgvuldig
Om de locatie van het event te bepalen, is het belangrijk om goed te kijken naar je doelgroep. Een tof, nieuw museum in hartje Groningen? Creatief, maar niet handig als je publiek in de randstad woont en werkt. Ga daarnaast met meerdere locaties in gesprek én bezoek ze. Want zo krijg je het beste beeld van de plek waar straks misschien wel je event plaatsvindt. En kom je niet voor verrassingen te staan.
Tip: maak een checklist die je helpt je keuze voor de locatie te maken. Wat zijn de voor- en nadelen van elke locatie? Afvinken maar!
Stap 4: communiceer over het evenement
Om het event te laten slagen, zijn je bezoekers onmisbaar. Communiceer en informeer je beoogde doelgroep daarom ruim op tijd. Zo kun je 1,5 maand voor het evenement met een save the date alvast een tipje van de sluier oplichten om de interesse te wekken. En ongeveer 3 weken voor het evenement stuur je de officiële uitnodiging, inclusief programma en praktische informatie. Is het bijna zover? Deel een laatste reminder. Zorg dus dat het evenement ‘top of mind’ is bij je doelgroep.
Stap 5: stel een draaiboek op
Een draaiboek is essentieel voor de organisatie van een evenement. Zo maak je voor jezelf en anderen overzichtelijk wat er nog moet gebeuren, wie de aanwezigen zijn, wie welke rol speelt en wanneer wat gaat gebeuren. Goed om te onthouden: vaak loopt niet alles volgens schema. Probeer dus ook ter plekke snel te schakelen of vooraf al een plan B te bedenken. En houd het vooral realistisch.
Stap 6: maak er een onvergetelijke dag van
Het draaiboek geeft je houvast voor de grote dag. Als organisator zorg jij dat alles op rolletjes verloopt. Je checkt of iedereen aanwezig is en bewaakt het draaiboek. Belangrijk is om op de grote dag goed contact te houden met je team en snel te schakelen. Zo leid je alles in goede banen. Maak het bezoekers naar de zin en wees beschikbaar voor vragen. En natuurlijk geniet je achteraf van al jullie harde werk!
Stap 7: evalueer voor de volgende keer
Tevreden over het evenement? Of zie je verbeterpunten en kansen voor de volgende keer? Het is goed na afloop van je evenement te evalueren, maar niet alleen als organisator. Geef ook ruimte voor feedback en zet bijvoorbeeld een enquête uit onder bezoekers. Eerlijke antwoorden helpen je om je volgende evenementen naar een nog hoger niveau te tillen.
Het organiseren kan beginnen. Wil je nog meer handige tips en inspiratie? Houd onze rubriek op de website in de gaten.
